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La plupart des agences ne perdent pas d'argent sur le prix du billet. Elles en perdent sur les vingt minutes qui séparent une demande d'un devis, sur le bon parti avec les prestations de la saison passée, et sur la commission que personne n'a relancée. Un ERP pour le voyage, c'est le système qui comble ces failles.
Une seule fiche de réservation par voyageur, réunissant les vols, les hôtels, les transferts, les activités et l'assurance avec les informations sur les passagers, les données de passeport et le statut du paiement. Vos conseillers cessent de reconstruire la même réservation dans quatre onglets différents, et un collègue qui reprend le dossier à 18h voit exactement ce qui est confirmé et ce qui est encore sur demande.
Le système récupère les disponibilités et les tarifs au travers des identifiants GDS, consolidateur et bed bank que votre agence détient déjà, et il met les résultats en cache afin qu'une page de recherche très fréquentée n'épuise pas votre quota fournisseur. Lorsqu'un fournisseur n'a pas d'API, nous mettons en place des grilles tarifaires et des allotements contractuels que vous maintenez vous-même, de sorte que le produit hors ligne figure aux côtés de l'inventaire en direct dans la même recherche.
Composez un itinéraire jour par jour à partir de composants enregistrés : une nuit d'hôtel, une visite de ville, un transfert aéroport, une matinée libre. Enregistrez la trame finale comme modèle, pour que le circuit de huit nuits au Cachemire ou le long week-end à Dubaï de la saison prochaine démarre déjà achevé à quatre-vingt-dix pour cent. Les coûts se recalculent lorsque vous remplacez un composant, si bien que le prix de vente ne s'écarte jamais du prix d'achat.
Envoyez une proposition chiffrée à votre image, comportant deux ou trois options, sachez si le client l'a ouverte, et convertissez l'option acceptée en réservation réelle sans ressaisir un seul nom de passager. Les devis expirés se signalent d'eux-mêmes. Les relances figurent sur la liste du conseiller au lieu de rester dans sa mémoire, là où la plupart des demandes de voyage meurent discrètement.
Les bons d'hôtel, les bons de transfert, les billets électroniques, les listes de contrôle de visa, les factures et les reçus sont générés à partir de la fiche de réservation, à votre image, avec vos conditions et votre numéro de contact d'urgence. Changez un type de chambre et le bon se régénère. Aucun document de ce système n'est jamais une copie du fichier du mois dernier dont on aurait modifié les dates.
Définissez la marge sous forme de pourcentage, de montant fixe ou de tranche, puis faites-la varier selon le type de produit, la saison, l'agence ou l'agent qui vend. La commission due à un sous-agent et la commission à recevoir d'un fournisseur sont l'une comme l'autre suivies sur la réservation, si bien qu'un rapprochement de fin de mois est un rapport que vous lancez plutôt qu'un week-end que vous perdez.
Un ERP de voyage échoue lorsqu'il est déposé d'un seul bloc sur un service commercial. Nous le déployons par étapes, et vous continuez à vendre pendant toute la durée.
Nous nous installons avec vos conseillers et notons comment une demande devient réellement une réservation confirmée aujourd'hui, raccourcis compris.
Vos identifiants fournisseurs sont saisis, puis vos tranches de marge, vos agences, vos niveaux d'agents, vos modèles de documents et vos paramètres de taxes sont configurés.
Les réservations en cours, l'historique client et les tarifs fournisseurs sont transférés. Votre équipe se forme sur une copie de vos propres données, et non sur des enregistrements de démonstration.
Vous basculez pendant une semaine calme, avec notre équipe sur la file des tickets à l'adresse my.elyspace.com le temps que votre équipe prenne ses marques.
| Accueil et ventes | Back-office et finances | Contrôle, accès et continuité |
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Les logiciels de gestion génériques supposent un seul bureau, une seule grille tarifaire et un seul type de client. Le voyage n'est rien de tout cela.
La plupart des agences se développent par l'intermédiaire d'autres agences. Vos sous-agents disposent de leur propre identifiant, voient les tarifs nets ou bruts selon le niveau auquel vous les placez, réservent dans la limite d'un encours de crédit ou d'un solde de portefeuille que vous contrôlez, et éditent leurs propres bons sans appeler votre bureau. Vous voyez chaque réservation qu'ils effectuent, la commission qu'elle génère et le solde qu'ils doivent, sans tenir de registre séparé. Lorsqu'un sous-agent dépasse sa limite, le portail l'arrête, ce qui donne lieu à une conversation bien plus confortable que celle que vous auriez trois semaines plus tard. L'image de marque du portail est la vôtre, si bien que vos agents ne voient jamais l'éditeur du logiciel, seulement vous.
Ouvrez un deuxième bureau et la comptabilité se scinde généralement en deux. Ici, chaque succursale dispose de ses propres utilisateurs, de sa propre série de réservations, de son propre pied de page de document et, si vous le souhaitez, de ses propres règles de marge, tandis que le propriétaire conserve une vue consolidée de la marge, des créances et de l'exposition fournisseurs sur l'ensemble. Les modèles de franchise et d'association fonctionnent de la même manière : vous décidez de ce que chaque point de vente peut voir, tarifer et remiser. Les transferts entre succursales restent consignés plutôt que réglés par un appel téléphonique. C'est la différence entre diriger un groupe d'agences et diriger plusieurs agences qui partagent simplement un nom.
L'argent du voyage est désordonné par nature. Un client verse un acompte dans une devise, le solde huit semaines plus tard, l'hôtel vous facture après le départ, et la commission de la compagnie aérienne arrive un mois après. Le système conserve le prix d'achat et le prix de vente sur la réservation dès l'instant où elle est cotée, enregistre chaque paiement partiel en regard du solde dû, et conserve les factures fournisseurs à côté de la réservation à laquelle elles se rapportent. Votre comptable reçoit un export plutôt qu'une boîte à chaussures. Les taux de taxe et les formats de facture sont configurés selon le régime pour lequel votre entreprise est enregistrée, et vous pouvez les modifier vous-même lorsque les règles évoluent.
Chaque agence vend différemment. Un service corporate se soucie des circuits de validation et des centres de coûts, un réceptif se soucie du calcul des coûts par personne et des contingents en vente libre, une agence de détail se soucie de transformer un client de passage en devis signé avant qu'il ne reparte. Nous cadrons d'abord votre processus et nous configurons en fonction, plutôt que de vous remettre une démonstration en vous demandant de changer votre façon de travailler.
Quand le moteur de réservation est lent, personne n'a envie d'une dispute à trois entre un éditeur de logiciel, un hébergeur et un développeur. ElySpace fournit les deux : le système et l'infrastructure qui le porte relèvent donc d'un seul ticket et d'une seule équipe. Si vous voulez comprendre cet aspect, notre page sur l'infrastructure d'hébergement ERP décrit l'environnement sur lequel ces projets fonctionnent.
Nous ne nous plaçons pas entre vous et vos fournisseurs, et nous ne prélevons pas de commission sur vos réservations. Les relations avec le GDS, le consolidateur, la centrale de réservation et la passerelle de paiement sont des contrats que votre agence détient, et les identifiants restent sous votre contrôle. Si vous déplacez un jour le système ailleurs, ces connexions et les données qui les accompagnent partent avec vous.
La demande touristique n'est pas constante. Une annonce sur les visas, une promotion tarifaire ou un week-end prolongé peuvent multiplier votre trafic de recherche en une journée, et la recherche est l'opération la plus coûteuse d'un ERP de voyage. Nous dimensionnons l'environnement pour vos semaines chargées plutôt que pour vos semaines moyennes, nous mettons en cache les réponses des fournisseurs de façon raisonnée et nous vous laissons la marge nécessaire pour évoluer vers un serveur cloud plus grand sans tout reconstruire.
ElySpace exploite des services d'hébergement et des systèmes de gestion depuis 2016, et plus de 27 000 clients nous ont accordé leur confiance durant cette période. Notre engagement de disponibilité est de 99,9 %, et les conditions qui accompagnent ce chiffre sont publiées dans notre contrat de niveau de service plutôt que laissées à l'état d'adjectif sur une page marketing.
Un ERP de voyage arrive rarement seul. Les agences viennent nous voir pour le système de réservation et ont aussi besoin du site public qui le précède, qu'il s'agisse d'un site d'agence de voyages prêt à l'emploi déployé en un après-midi ou d'une création de site de voyage sur mesure. Si votre flux de demandes a besoin de son propre espace, nos plateformes CRM hébergées s'installent aux côtés du même environnement.
Le périmètre est déterminant sur un projet de ce type : nous établissons donc un devis après un échange, et non avant. Présentez-nous votre parcours de la demande à la réservation, les fournisseurs avec lesquels vous êtes sous contrat, le nombre d'agences et de sous-agents avec lesquels vous travaillez, et ce que vos conseillers font aujourd'hui à la main. Nous reviendrons vers vous avec ce que couvre le projet, le temps qu'il demande et son coût. Le chat en direct et les tickets sont ouverts 24h/24 et 7j/7, et tout ce que nous convenons reste consigné sur votre compte.
C'en est probablement assez de notre part, nous laisserons nos clients parler à notre place : avec plus de 2000 avis sur Trustpilot et Facebook, constatez par vous-même pourquoi vous pouvez nous confier la puissance de votre site web.
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